Compras, área estratégica nas organizações.

Os investimentos feitos nos últimos anos pelas empresas atuantes no Brasil na área de Compras resultam em melhorias significativas nos indicadores de desempenho. Um dos indicadores mais monitorados é o saving, segundo o Panorama do Instituto de Logística e Supply Chain (ILOS) de 2010. Ele mostra que, entre 2007 e 2009, registrou-se melhora de 81% nesse indicador. As empresas estimaram, em média, 6,8% de saving no período.

Com o cenário econômico atual, cada vez mais as empresas se preocupam com redução de custos associada ao não comprometimento da qualidade do produto ou serviço. É neste momento que a área de Compras se destaca e mostra sua importância para as organizações. Ao atuar na negociação de preços, prazos de entrega, vigência de contrato e condições de pagamento, ela se torna estratégica. Essa área de atuação ainda busca novos fornecedores, novas soluções e oportunidades que atendam à demanda da companhia.

Por que o departamento de Compras deve ser considerado uma área estratégica nas organizações?

Para irmos a fundo na questão, devemos lembrar que o principal objetivo da área de Compras é adquirir os materiais certos, com a qualidade exigida pelo cliente, nas quantidades necessárias, no prazo requerido, nas melhores condições e no fornecedor correto. Além disso, o setor pode ser dividido em duas categorias: investimento e consumo.

A categoria de investimento reúne a aquisição de bens e equipamentos que compõem o ativo da empresa. Também se pode enquadrar na categoria a construção de uma nova unidade da companhia ou a expansão de uma unidade existente.

A segunda categoria, de consumo, pode ser subdivida em materiais produtivos, ou seja, aqueles que fazem parte do processo de produção, como a matéria-prima que forma o produto final. A outra subcategoria, materiais improdutivos, engloba serviços de apoio, como limpeza, segurança e manutenção, além de produtos consumidos rotineiramente, de consumo forçado ou de custeio que não integram de forma direta o produto final.

Para entender o desenvolvimento do setor de Compras de um modo geral, dividiremos essa evolução em quatro estágios. O primeiro – reativo – é caracterizado pelo pouco valor agregado resultante do trabalho de Compras. O departamento requisitante realiza quase todas as atividades associadas à negociação para aquisição do item, enquanto o comprador apenas operacionaliza a transação, emitindo a ordem de compra e acompanhando a entrega. Consideramos, o comprador como “colocador de pedido” e, por causa da falta de planejamento, a área de compras desempenha o papel de “apagar incêndios”.

No segundo estágio – mecânico –, as aquisições passam a ser conduzidas dentro do departamento de Compras, pelo colaborador que possui as habilidades necessárias para o tipo de aquisição planejada. As comunicações com os outros departamentos e usuários são incentivadas com o propósito de aprimorar o entendimento das necessidades do cliente interno.

O terceiro estágio – proativo – conta com a participação do cliente interno nas aquisições realizadas, garantindo que todos os aspectos técnicos e de custo total sejam considerados. Inicia-se a prática de dar suporte à estratégia competitiva da empresa por meio da adoção de técnicas, métodos e atividades que fortaleçam seu desempenho.

O quarto estágio é o estratégico. Nele, existe total integração da área de Compras com a estratégia competitiva da empresa. Nesse estágio, a estrutura organizacional também é importante, visto que o momento requer acesso ao alto escalão da organização, permitindo que o departamento de Compras tenha acesso às estratégias de médio e longo prazos da empresa para que possa trabalhar e transmitir as informações estratégicas de forma rápida ao mercado fornecedor, sem provocar impacto na competitividade da empresa.

Em síntese, a Área de Compras vem evoluindo, de uma forma geral, no conceito em relação ao mercado e também em relação a outras áreas internas da empresa. Cada vez mais, nota-se que reduzindo o custo nas negociações dos compradores, o impacto aparece diretamente na margem da empresa. E para melhorar o desempenho, transparência e questões de segurança da informação da área de Compras, nos últimos anos surgiram soluções que potencializam esse desempenho, como, sistema ERP, leilão eletrônico, e-procurement, e-sourcing, outsourcing de compras, strategic sourcing e global sourcing. Além disso, a utilização de ferramentas de gestão, como Balanced Scorecard, PDCA, Lean Six Sigma, auxiliam a área de Compras a medir, controlar e melhorar processos. Dessa forma, ela se torna uma das áreas-chave para o sucesso da companhia.

*Ronaldo Matsumoto é Analista de Sourcing Senior do Mercado Eletrônico.

Fonte: https://institucional.me.com.br/2012/04/compras-area-estrategica-nas-organizacoes/